Sikerjátszótér

Sikerinterjú Nemeskéri Mónikával

Néhány éve még nem ismertük, most már tanuljuk azt a fogalmat, hogy virtuális asszisztencia. A koronavírus-járvány miatt meg is nőtt az igény a virtuális asszisztensekre, akik számos feladatot távmunkában, költséghatékonyabban képesek ellátni, így segítve a vállalkozásokat. Nemeskéri Mónika az elsők között indította el vállalkozását, és tavaly többedmagával alapította meg a Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesületet. Szakmájáról és a változó világról beszélgettünk.

Virtuális most a kérdés is: miért lesz valaki virtuális asszisztens? Mondjuk a Te esetedben…

Karrierem egyik jelentős állomása volt, amikor Budapesten egy export-import cégnél az éves 200 milliós forgalmat 2 év alatt a majdnem 1 milliárd forintra sikerült feltornáznunk. Ennél a cégnél a tulajdonos-igazgató asszisztense, irodavezető és valamilyen szinten pénzügyes is voltam egy személyben, így nagy hatással lehettem minden fontos folyamatra. Élveztem ezt, de néhány év után kezdtem besokallni, így a multik által „biztosított” stresszesebb élet helyett egy nyugodtabbra vágytam, a fővárostól távolabb. Lassan 14 éve, hogy családilag meghoztuk ezt döntést, hogy otthagyjuk Budapestet. Közvetlenül a 2008-as válság előtt, illetve alatt egy szegedi reklámstúdiónál voltam pénzügyes, ott a kintlévőségek behajtása volt az egyik feladatom. Ezután egy hosszabb külföldi tartózkodás következett, ami után megfogalmazódott bennem, hogy valószínűleg idehaza is lenne kereslet a virtuális asszisztenciára. 2017-ben indítottam el vállalkozásomat, az első néhány ember egyike voltam, aki elkezdte alkalmazni a „virtuális asszisztens” kifejezést.

Jobban összeegyeztethető a családi élettel ez a fajta vállalkozás, mintha elmennél valahová irodavezetőnek? Ezért vonzóbb?

Természetesen igen, három kisgyermek anyukájaként ez a legjobb döntés volt. Sokkal könnyebben tudok alkalmazkodni a gyerekek igényeihez. Mivel a magam ura vagyok, ritka kivételtől eltekintve csak olyan szerződéseket kötök, ahol megvan az időbeli rugalmasság és nem vagyok a géphez láncolva adott időintervallumokban. Néhány ügyfelemnél létezik külön tarifa a munkaidőn kívüli, illetve a hétvégi munkavégzésre, így szükség és – a részemről meglévő lehetőség – esetén nem kell a következő napig vagy a jövő hétig várni, hogy a feladat elkészüljön. Vagyis ez a rugalmasság sokszor nemcsak nekem, hanem az ügyfeleimnek is ugyanolyan fontos.

Akikkel találkoztam, és a Te munkád szóba került, mindig el kellett magyarázni, mit is csinál egy virtuális asszisztens. Te hogyan foglalod össze „magad”?

Ilyenkor én mindig megkérdezem a kérdést feltevőt, hogy tisztában van-e azzal, hogy mit csinál egy asszisztens? Én körülbelül ugyanazt teszem, azzal a különbséggel, hogy bizonyos feladatokkal, amik nem végezhetők online, nem foglalkozok. Szerencsére ügyfeleim többségének elég magas a „digitalizációs foka”, így kevés olyan feladattal szembesülök, amit ne lehetne online elvégezni. Minden ügyfelemnél alapvető a felhő alapú file-megosztás, így rugalmasan és gyorsan tudom elvégezni a legtöbb ilyen feladatot: képek és pdf fájlok szerkeszthetővé alakítása, kézikönyvek, leafletek, webshop tartalmak fordítása, szerkesztése. Online módon tudom végezni a webshop adminisztrációt, az ETSY shop üzemeltetést, a Google Workplace adminisztrációt, mass mailek küldését, stb. Általánosságban egy virtuális asszisztens segíthet rendbe tenni az elhatalmasodó irathalmazt, rendszerezni az e-maileket, segíthet az értékesítési csatorna kiépítésében, a CRM rendszerek, az adatbázisok és értékesítési statisztikák naprakész vezetésében. Intézheti a számlázást, valamint a kintlévőség szakszerű kezelését, valamint elláthatja a cég ügyfélszolgálati feladatait akár telefonon, akár e-mailben. Kezelheti a socail media felületeit, egyéb marketing teendőket és még megannyi más feladatot elláthat. Úgy szoktam még mondani, hogy a jó virtuális asszisztens sokkal több, mint egy titkárnő, mert sokrétűbb feladatok elvégzésére lehet képes.

Mivel keresnek, kerestek meg legtöbbször, milyen feladatok találnak meg leginkább?

Erre azért nehéz válaszolni, mert ahány ügyfél, annyiféle feladat. Mivel a legtöbb tapasztalatom pénzügyi és irodaszervezési területen van, az első időkben próbáltam a komfortzónámon belül mozogni, de már a kezdetektől vannak/voltak ügyfeleim, akik megbízása miatt teljesen új területen találtam magam. Mindig igyekszem megtalálni a megfelelő arányt a megszokott és a kihívást jelentő feladatok között. Régóta csinálom például a fájlátalakító munkákat, vagy végzek webshop tartalom fordítást magyarról angolra, illetve angolról magyarra, webshop üzemeltetést, prezentáció készítést. Ami most például újdonság, az a kiadványszerkesztés.

Mit szoktál egyébként elvállalni és mit nem?

Nagyon leegyszerűsítve, amihez értek azt szívesen elvállalom, ha van rá kapacitás. Amihez nem értek olyan szinten, de van már valamilyen tapasztalatom benne, azt csak akkor vállalom el, ha ez a helyzet/állapot az ügyfélnek is megfelel. Így lesz lehetőségem fejlődésre, új területek megismerésére. Amihez egyáltalán nem értek, tapasztalatom és affinitásom sincs hozzá, azt nem vállalom el. Például kifejezett marketing feladatokat, hideghívások intézését nem vállalok.

Nálad, a virtuális asszisztensek piacán milyen változásokat hozott a koronavírus-járvány?

Érdekes módon nem lett kevesebb a munkám, sőt! Ebben valószínűleg az is közrejátszott, hogy állandó ügyfeleimet és vállalkozásaikat is kevésbé viselte meg a pandémia, valamint a korábban már említett digitalizációs fok miatt nem vagyunk rákényszerülve a személyes találkozókra. Érdekességképp említem – de virtuális asszisztenseknél ez nem ritka jelenség –, hogy ügyfeleim többségével személyesen még nem is találkoztam. Mivel a virtuális asszisztencia nem feltétlenül igényel személyes kontaktust, a pandémia alatt láthatóan megnövekedett a virtuális asszisztensek száma, sokan látnak fantáziát az ilyen típusú vállalkozásban.

Minderre azért is lehetett pontosabb a válaszod, mert az egyik alapító tagja vagy a Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesületnek. Mivel foglalkozik, illetve miért szerveződött az egyesület?

2020-ban jött létre a #VAModi mozgalom, ahol hónapról hónapra más-más virtuális asszisztens tölti be önkéntesen a VAM (Virtuális Asszisztensek Magyarországon – VA szolgáltatást nyújtók) csoport vezetésének feladatkörét. Ennek a lelkes, a hazai virtuális asszisztencia iránt elkötelezett társaságnak köszönhetően alakult meg 2021. május 4-én az egyesületünk, a VAME – VAM – Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesület, mint civil szervezet. Magyarországon a virtuális asszisztencia kevéssé ismert fogalom. Az egyesület egyik célja, hogy megismertessük az emberekkel ennek a lehetőségnek az előnyeit, és elősegítsük a virtuális asszisztensek pozitív megítélését. Ennek érdekében etikai és minőségi normákat dolgozunk ki, és nem utolsó sorban a kezdő virtuális asszisztenseknek támogatást biztosítunk. A zárt Facebook csoportunkban a tagok kérdezhetnek egymástól, de mentorációra is van lehetőség, amikor is egy tapasztalt virtuális asszisztens vesz a szárnyai alá egy kezdő kollégát, segítve őt a kezdeti kihívások leküzdésében.

Milyen kezdeményezései vannak az egyesületnek?

Mint ahogy említettem, etikai és minőségi normákat dolgozunk ki, amelyeket az etikai kódexünkben gyűjtöttünk össze. Az ezen feltételeknek megfelelő virtuális asszisztensek használhatják az „Etikus virtuális asszisztens” címet. Ennek egyre nagyobb az értéke. Akit bővebben is érdekel az egyesületünk, annak javaslom, keresse fel honlapunkat (www.vamagyarorszag.hu/vame).

Visszatérve az ügyfelekre: mikor, milyen vállalkozói élethelyzetben hasznos leginkább virtuális asszisztenst alkalmazni?

Abban az esetben mindenképp, ha valaki vállalkozóként nem tud, vagy nem akar egy főállású alkalmazottat fizetni. Ez leginkább a kis- és közepes vállalkozásokra jellemző, egy nagyvállalatnál mindig akad annyi munka, ami kitölti egy nem virtuális asszisztens munkaidejét. A virtuális asszisztens a rábízott feladatot végzi el, költségként elszámolható, számlát ad, ami vonzóvá teheti az ilyen típusú munkavégzést a megbízók számára. Az én ügyfeleim között egyaránt vannak havidíjas megbízók, akikkel szerződésben rögzítjük a várható napi-heti-havi munkamennyiséget, valamint olyan visszatérő ügyfelek, akik eseti jelleggel, projekt alapon bíznak meg egy-egy feladattal.

Egy jó asszisztens rendet rak. Mennyire jellemző a rend az ügyfeleidnél, miben tudsz nekik segíteni informatikai tudásoddal és rendszerszemléleteddel?

Eléggé változó. Van olyan ügyfelem, akinek kialakított rendszere van, és teljesen jól működik, csak más dolgokra szeretne fókuszálni, így kiszervezte azokat a feladatokat, amik sok időt vesznek el a mindennapjaiból. Szeretem az olyan kihívásokat is, amikor indul egy cég, és az elejétől szervezhetjük, alakíthatjuk együtt a folyamatokat és az azokhoz szükséges hátteret: például CRM-rendszer bevezetése, számlázási, raktárkészlet-kezelési, pénzügyi folyamatok kidolgozása és felépítése, illetve az ezeket segítő szoftverek beépítése a mindennapokba. Egy kisebb vállalkozásnál nem feltétlenül szükséges, hogy minden mindennel össze legyen kapcsolva, mert a részleges vagy teljes automatizáció csak bizonyos méret fölött kifizetődő. Itt egy virtuális asszisztens lehet hosszú távon a kifizetődő megoldás.

A Te szemszögedből mikor működik hatékonyan az együttműködés?

El kell engedni azt a sztereotípiát, hogy „csak én tudom, hogy mit hogyan kell csinálni, mert ez az én cégem”! Azon a gondolaton is túl kell lépni, hogy egy alkalmazott, ha fizikailag nincs egy térben a megbízóval, akkor nem lehet megbízni benne, mert biztos nem az én munkámmal foglalkozik. Ebben az esetben nincs is értelme ezen aggódni, hiszen az elvégzett munkát mindenképp láttamozza a megbízó, mielőtt kifizetné a számlát. Az pedig, hogy neki mi éri meg, nem ekkor dől el, hanem a szerződés megkötésekor. Ezen előfeltételek mellett és a kölcsönös bizalom megléte esetén borítékolható a gyümölcsöző együttműködés. A bizalom különösen fontos, a személyes kontaktus hiánya miatt is.

2022.01.25.

Más is érdekel? Nézz szét!