Sikerjátszótér

Sikerinterjú Vékonyné Fizel Nikolettel

Programot vagy élményt szervezünk? Vékonyné Fizel Nikolett számára ez nem is kérdés, hiszen rendezvényszervezőként számára az a siker, ha olyan élményt adhat programjaival másoknak, amiről sokáig mesélhetnek. A járványhelyzet a programszervezők piacát is padlóra küldte, ám szerinte így több idő jutott a kreativitásra és a jövőtervezésre. Hogy mitől lesz sikeres, emlékezetes egy rendezvény, arról is mesél most.

Rendezvényszervezőből élet-újraszervezőnek kellett lenned, legalábbis a koronavírus-járvány téged is arra kényszerített, hogy változtass. Hogyan igyekeztél szembenézni a pandémia hatásaival?

A járvány hatására valóban újratervezésre volt szükség, hiszen a rendezvények megszűntek létezni, ráadásul minden bizonytalanná vált. Ez a bizonytalanság tulajdonképpen a mai napig tart, hiszen nem tudhatjuk előre, hogy lesznek-e olyan korlátozó intézkedések, amelyek érintik a szakmát, és ha igen, akkor mikor és meddig. A kezdeti pánik és lelki megrázkódtatás után azonban igyekeztünk hasznosan kitölteni a hirtelen rendelkezésre álló időt. Ötletből ugyanis mindig több van, mint időből. Jó néhány új élményalapú csapatépítő program várt kidolgozásra, ezeket befejeztük, illetve kreatív és oktatás orientált, nyomtatható kincskereső játékokat készítettünk gyerekeknek, hogy feldobjuk számukra a karantént. Mindemellett ingyenes, szintén oktató jellegű videóanyagokat is felvettem és feltettem a Facebook oldalunkra, illetve a Youtube csatornánkra. Mindig is nagy gondot fordítottam arra, hogy a rendezvényeink biztonságosak legyenek, de most ki kellett alakítanunk egy új protokollt, aminek középpontjában a fertőtlenítés áll. Bár eddig is több lábon álltam, hiszen oktatok, illetve a vállalkozásom a rendezvények mellett több saját termékkel is rendelkezik, de a pandémia megerősített abban, hogy még ez sem elég. A már meglévő saját termékeket újakkal egészítettem ki, illetve bővítettük a termékköröket, végül pedig megnyitottam egy webshopot. Ennek előkészítése egy hosszabb folyamat eredménye volt, ami alatt sokat tanultam a kereskedelemről és a termékmarketingről, mert eddig elsősorban azért mégiscsak szolgáltatásokkal foglalkoztam. A webshop alapvetően független a rendezvényszervezéstől, de mégis kapcsolódik hozzá, illetve tovább fejleszthető. Rengeteg új ötletem van, de most megint kevesebb az idő.

Mesélnél többet az új vagy elővett projektekről?

Elővett projektek elsősorban a csapatépítő programok voltak. Több ötletünk is volt korábban, de akkor is hetekig tart egyet kidolgozni, ha nincsenek rendezvények. Szóval kihasználtuk az időt, és többet is megterveztünk, például a 100 Kihívást, a City Buildinget és a Polaroid SzegedTúrát. Új projekt a webshop volt. Különféle rendezvényekhez kapcsolódó termékünk már korábban is akadt, például a pelenkatorták, a Babaváró Party Emlékkönyv, a fotókártya csomagok. Ezek mellé készítettem egy Lánybúcsú könyvet, illetve a webshopba felkerültek a kincskereső játékok is. Mindemellett tematikus, kreatív ajándékcsomagokat és törölközőtortákat készítettünk cégeknek és magánszemélyeknek. Nagy munka volt, de végül körülbelül fél éve elindult a boxforyou.hu.

Hogy állunk most? Merünk rendezvényekre menni? Merünk rendezvényeket szerveztetni?

Most már/még merünk. Mi 80%-ban céges rendezvényekkel foglalkozunk, így elsősorban erről a szegmensről vannak ismereteim. A múlt év és 2021 első fele mintha nem is lett volna. Olyannyira kiesett, hogy a mai napig úgy gondolok minden 2019-es rendezvényre, és úgy beszélek róluk, mintha tavaly lettek volna. A céges programok 2020 márciusa után először idén augusztus végétől indultak be úgy igazán. Nem csodálkozom rajta, hiszen ahogy lecsengett a koronavírus-járvány harmadik hulláma, és nőtt az oltottak száma, megérkezett a nyár, a szabadságolások időszaka. Aztán augusztusban hirtelen növekedni kezdett az ajánlatkérések száma. Hogy mit hoz a negyedik hullám a mi életünkben, az persze változatlanul bizonytalan. A vendégeken nem látok változást. Félelem nélkül jönnek, és egyszerűen csak jól érzik magukat.

Szerinted mi marad meg hosszútávon a járványhelyzetből a Te piacodon?

Nehéz kérdés, hiszen nemrég volt egy nagyon jó hangulatú csapatépítőnk, ami ugyanolyan volt, mint régen. Ha visszagondolok rá, akkor semmi. Ha a járványadatok változásaira pillantok, akkor elbizonytalanodok, hiszen még nincs vége, és nem tudjuk, mi lesz, mennyire válnak be a vakcinák, jön-e valamilyen új gyógyszer, esetleg egy újabb vírusvariáns. Az ember mindenesetre társas lény, és szüksége van a személyes érintkezésre másokkal, mint ahogyan a tanulásra és a szórakozásra is. Szinte mindent intézhetünk már az online térben, és igen, lehet így dolgozni, oktatni, tanulni, vásárolni, még szórakozni, kikapcsolódni is, de sosem lesz ugyanaz, mint élőben. Ezért nem is gondolkodtam például soha online rendezvényekben. A színház is csak akkor varázslatos, ha ott vagy helyben. Ami részemről biztos vállalkozóként, hogy óvatosabb vagyok. Ha eddig kétszer, akkor most százszor gondolom át, hogy mibe, mennyit fektetek, és biztosan marad a több lábon állás is, de valószínűleg teljesen másként gondolkodik erről az, aki a nonprofit vagy a közszférában dolgozik rendezvényszervezőként.

Mitől élmény az élmény? Min múlik, hogy egy rendezvényen hogyan érezzük magunkat, és ezt Te szervezőként hogyan tudod befolyásolni?

Elsősorban céges rendezvényekkel foglalkozom, de alapvetően a különféle élményprogramok kitalálása, megtervezése és kivitelezése számomra a non plus ultra, legyen az egy céges nap vagy egy csapatépítő. Sokan azt gondolják, hogy egy rendezvényszervezőnek annyi a feladata, hogy összehozza a különféle szolgáltatókat, pedig nem feltétlenül. Természetesen nekünk is vannak partnereink, például a cateringre, de a legtöbb esetben saját eszközökkel, programokkal, dekorációval, műsorvezetővel érkezünk, mint ahogyan például mi végezzük a grafikai tervezést, nyomdai előkészítést, bizonyos esetekben mi biztosítjuk az informatikai és technikai hátteret, de évekig saját céges Mikulás műsorunk is volt. Ez azért előnyös, mert így mindenre oda tudok figyelni, és végül minden harmonizálni fog. A fő szabály talán az, hogy a legapróbb részletre is odafigyelünk, és nem futószalagon készülnek a rendezvényeink, hanem törekszünk az egyediségre. Például az utóbbi időben előszeretettel készítünk 3D nyomtatónk segítségével céges logókat kisebb dekorelemnek, de az is előfordult, hogy egy autó márkakereskedés nyílt napjára a márkának megfelelő játékautókat vásároltunk szintén dekorációs célra. Imádták, az összeset elvitték. A legutóbbi csapatépítő programunkra kifejezetten a cégre szabott sztorit írtunk egy kincskereső jellegű játékhoz, ami szintén nagy sikert aratott. Szóval számítanak az apróságok is, sőt! Ezzel együtt a csapatépítő programok nemcsak nagyfokú kreativitást igényelnek, hanem olyan tervezettséget, szervezettséget, mint mondjuk egy színházi előadás. Ha ez nincs, akkor káosz lesz. Én épp ezért minden csapatépítőnket a legapróbb részletig megtervezem, egyes részeit pedig úgy rendezem meg, mintha egy színházi darab lenne. A programokat többször teszteljük élő szereplőkkel és alakítunk rajtuk. Mindig a témának megfelelően dekoráljuk a helyszínt, és igyekszünk hatni minden érzékszervre. A zene meghatározó, ahogy az illatok és az ízek is.

Te közösségi játékokat is tervezel. Mik a legnépszerűbb „csapatos” játékok, mik a tapasztalataid?

Továbbra is nagyon népszerűek a szabaduló- és nyomozós játékok, de a vetélkedő típusú programok is igen kedveltek. Bizonyos játékok viszont félelmet keltenek az elsőre kevésbé aktív résztvevőkben. Ilyen például a Céges filmforgatás és a Felgördül a függöny. Az egyik esetben egy vagy két remake-t forgatunk le egy profi stábbal, a másikban pedig egy vagy két zenés színházi minidarabot hozunk létre. Ezekre általában kissé félve érkeznek a résztvevők, de aztán a visszajelzésekből mindig az derül ki, hogy nagyon élvezték, és mi is azt látjuk, hogy mosolyogva távoznak. Na, nem azért, mert végre vége, hanem mert örömmel tölti el őket, hogy kiléptek a komfortzónájukból, és még jól is érezték magukat közben. Itt általában a humor eszközéhez is nyúlunk, a résztvevők sokat nevetnek, és olyan helyzetekbe csöppenek, amilyenekbe egyébként soha. Véleményem szerint éppen ezek a programok azok, ahol a maximumra van tekerve a csapatépítés. Együtt játszani egy filmben vagy darabban a vezérigazgatóval, így vagy úgy, de feledhetetlen élmény.

Szerinted az ügyfélkapcsolatokban, az ügyfélszerzésben hogyan van helye a rendezvényeknek?

Mi a legtöbb esetben a cég dolgozóinak szánt rendezvényekkel találkozunk, és úgy látom, kevesen gondolkodnak abban, hogy egy hagyományos partnertalálkozón túl élményszerű vagy épp tudásmegosztást kínáló programokkal célozzák meg ügyfeleiket vagy épp leendő vásárlóikat, pedig a személyes pozitív élmény nagyon nagy löketet adhat a márka iránti elköteleződésnek ügyféloldalról. Szerintem ezzel az eszközzel többször lenne érdemes élniük a cégeknek, bár az is biztos, nagyon alaposan, a célközönség igényeit megismerve kell megtervezni minden ilyen eseményt.

Egy vállalati rendezvény megtervezése semmi másról nem szól, mint az „egyedi igényekről”. Hogyan tervezel meg bármilyen üzleti eseményt, csapatépítőt? Hogyan kezdődik a folyamat?

Az első és legfontosabb, hogy minden esetben partnernek tekintem a megrendelőt. Utánanézek a cégnek, és ha volt már hasonló rendezvénye, akkor informálódok róla. Nagyon sokszor nincsen briefing, így bekérek minden fontos tudnivalót a résztvevőkről, a rendezvény céljáról, a felmerülő igényekről. Ezután jöhet a tervezés és az ötletelés. Leírok egy lehetséges programtervet, majd pontról pontra végigmegyek a különféle programelemeken. Azt is átgondolom, hogy az egyes részeknek mi lehet a hátránya, az előnye, milyen veszélyekkel járhat, hogyan hárítható el az esetleges akadály, és átgondolom, hogyan jutunk el a rendezvény elejétől a végéig, valamint, hogy mire mennyi időre van szükség. Valójában egy SWOT-analízist készítek. Ha ez kész, és úgy érzem jobb már nem is lehetne, jöhetnek az apró finomítások, illetve azok az elemek, amelyek emlékezetessé és a lehetséges megrendelő számára is vonzóvá tehetik a rendezvényt.

Ha meg kéne mondanod, mitől lesz emlékezetes egy rendezvény, mit mondanál?

Mindennek a kulcsa az élmény, ami mesélhető lesz. És ez megtervezhető. Ezért nem pusztán programokat szervezünk, hanem a részvevők élményét tervezzük meg. Hogy egy eseményen jól érezzük magunkat, jól szórakozunk, vagy épp elgondolkodunk, azt számos tényező befolyásolja, de mindez gyakorlatilag a szervező kezében van. Hiszen rajtunk múlik, mik legyenek azok a mozzanatok, amik mesélhetőek, felemlegethetőek lesznek. Tudnunk kell, ki milyen élményt kapjon, mit akarjunk, hogy mit vigyen haza magával, és miről meséljen szívesen az eseményről a barátainak. Ha így állunk hozzá, mindenfajta közönségnek kialakítható a garantáltan emlékezetes pozitív élmény. De a kérdésedre van egy rövidebb válaszom is: attól, hogy mi szervezzük! :)

2021.11.04.

Más is érdekel? Nézz szét!